Zodra de beschikbaarheid is bevestigd (na het indienen van het reservatieformulier), bezorgen wij u een huurovereenkomst (contract) en de prijsdetails. Een boeking is pas definitief na ondertekening van het contract en de volledige betaling van de huurprijs en de waarborg. Deze betaling dient minstens één week voor uw huurdatum via overschrijving overgemaakt te worden. Mondelinge bevestigingen worden niet als definitief beschouwd.

Ja, we raden ten zeerste aan om de zaal voor het boeken te komen bekijken. Bezichtigingen kunnen op afspraak geregeld worden, indien mogelijk kan u best langskomen op zondag namiddag (rond 13u30 of 17u30) of zondagvoormiddag. Neem contact met ons op om een geschikt moment in te plannen.

De lokalen mogen uitsluitend gebruikt worden voor het omschreven doel, niet toegelaten activiteiten zijn:

• Feestelijkheden na 22u zoals:
  • fuiven
  • sweet sixteen
  • trouwfeest (met uitzondering van een receptie)
  • eindejaarsbal
  • …
• Winstgevende activiteiten (met uitzondering van vzw’s en goede doelen)

Het afhalen van de sleutels wordt meestal enkele dagen voor uw evenement geregeld. De sleutel zelf wordt overhandigd op vrijdagavond (uur op voorhand te bepalen). Het is mogelijk dat een derde partij (bijv. een bestuurslid van uw vereniging) de sleutels in uw naam komt ophalen als u zelf niet beschikbaar bent.
Het terugbrengen van de sleutels wordt afgesproken bij de overdracht.

De huurder behoudt zich het recht de overeenkomst ten allen tijde te verbreken.
Indien de huurder de overeenkomst opzegt 3 weken voor de geplande activiteit zal
€30 administratiekosten worden aangerekend.

Als u het PDF-contract niet digitaal kan invullen, kan je dit altijd afdrukken en afgedrukt ondertekenen. Een foto van het ondertekende contract (met alle details duidelijk in beeld) is vaak voldoende.
Je kan altijd je PDF ondertekenen via volgende online tool: Sign PDF online

De huurprijs voor de grote zaal is €200. Er is ook een waarborg vereist, die €350 bedraagt. Deze exacte bedragen worden gespecificeerd in uw huurcontract. De waarborg wordt na het evenement teruggestort, op voorwaarde dat de zaal netjes en in goede staat wordt achtergelaten.

Extra materiaal en de keuken kunnen extra bij de zaal worden gehuurd (meer info vind je hieronder). Daarnaast kan er bij schade aan de zaal of andere overtredingen een deel of de volledige waarborg worden ingehouden, voor meer details zie hieronder:

De gebruiker zal elke schade vergoeden van infrastructuur en materiaal tijdens het
gebruik van de lokalen die beschadigd of stuk zouden worden veroorzaakt. Indien de
kosten hoger zijn dan de vooraf betaalde waarborg, wordt de factuur bezorgd aan de
huurder.

Waarvoor heeft de verhuurder het recht om waarborg in te houden?

• Brandalarm laten afgaan: €50 (indien de verhuurder het zelf moet komen
  afzetten)
  → Wanneer de brandweer moet uitrukken, wordt de rekening bezorgd aan de huurder.
• Met de wagen over het gras rijden (tot aan de zaal): €175
• Spullen (incl. vuilzakken) achterlaten: €50
• De zaal niet op tijd opgeruimd (indien niet op voorhand schriftelijk afgesproken): €10 per halfuur te laat
• De zaal niet gekuist: €100
• Schade aan servies: €1 per kapot glas/bord/…
• Schade aan materiaal/zaal: Rekening wordt bezorgd aan de huurder

De zaalhuur is inclusief het gebruik van onze tafels en banken. Er is ook een tooggedeelte voorzien met een spoelbak, twee vaste koelkasten en een diepvriesvak. Er is een assortiment aan glazen (frisdrank, sterke bieren,…) aanwezig aan de toog. Houd er rekening mee dat stoelen standaard niet worden voorzien en mogelijk extern gehuurd moeten worden (bijv. via de gemeente).

De keuken kan als extra optie gehuurd worden voor €65. Deze biedt extra kookfaciliteiten bovenop het basis tooggedeelte. Hoewel de spoelbak aan de toog volstaat voor het afwassen van glazen en borden, raden we aan om de keuken bij te huren als u van plan bent om maaltijden te koken of een extra ruimte nodig heeft om het eten klaar te maken. Een waterkoker of koffiezetapparaat behoren niet tot de standaarduitrusting.

De zaal is voorzien van een airconditioning/verwarming-installatie. We vragen om hiermee duurzaam om te gaan en deze niet onnodig aan te zetten. De zaal is vaak al op goede temperatuur. Een muziekinstallatie of luidsprekers worden eveneens niet voorzien; gelieve hier zelf rekening mee te houden.

Vuilzakken zijn zelf te voorzien en terug mee te nemen. Papier en karton zelf mee te nemen.
Glas kan worden gedeponeerd in de glasbollen ter hoogte van de Lindelei.

Activiteiten duren tot maximum 22u (excl. afbraak). Uitzonderingen kunnen
aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Hou
rekening met de wettelijke geluidsnormen en indien klachten/kosten zijn deze voor de
huurder. Wij zouden onze buren graag te vriend houden. Omwille van onze eigen
werking is huren op zondag tussen 9.30u en 18u niet mogelijk.
De sleuteloverdracht kan vanaf vrijdagavond, er is geen startuur op zaterdag.

Ja, uit respect voor de buurt is versterkte muziek niet toegestaan na 22:00 uur.

Er wordt van u verwacht dat u de zaal na uw evenement schoon en in goede staat achterlaat. De zaal is voorzien van schoonmaakgerief om deze proper te maken. Als uw huurperiode uitloopt tot in de zondag, moet de zaal tegen 9:30 uur volledig ontruimd en schoongemaakt zijn voor de geplande activiteiten van de jeugdbeweging.

Nee, de zaal is doorgaans niet beschikbaar voor verhuur op zondagen omdat deze dan gebruikt wordt voor de activiteiten van onze eigen jeugdbeweging. Onze gebouwen zijn niet beschikbaar voor overnachtingen. Andere weekdagen zijn echter wel mogelijk, afhankelijk van de beschikbaarheid; gelieve te informeren naar specifieke data.

De zaal biedt comfortabel plaats aan > 100 personen voor zittende evenementen. Er is ook een kleine buitenruimte die je kan gebruiken en heel wat openbare speelvelden rondom de zaal. Maximaal raden we 200 personen aan voor de zaal.

Absoluut! U mag gerust uw eigen eten en drinken meebrengen, inclusief alcoholische dranken. Wij bieden geen cateringdiensten aan en werken niet met een verplichte drankafname, waardoor u de volledige vrijheid heeft om uw eigen leveranciers te kiezen. U mag ook externe catering of foodtrucks regelen, maar let op: foodtrucks moeten op de verharde zone voor het gebouw geplaatst worden, aangezien voertuigen op het gras niet zijn toegestaan.

Ja, materiaal kan apart verhuurd worden, hiervoor contacteer je best de jeugdverenigingen apart of stel je de vraag aan de verhuurverantwoordelijke.

Contact Chiro: info@chiro-wijnegem.be

Contact Scouts: groepsleiding@scoutswijnegem.be

Ja, u mag de zaal gerust versieren voor uw evenement zolang dit geen schade aanbrengt aan de infrastructuur. Kinderanimatie, zoals een springkasteel, zijn ook toegelaten. Hou er wel rekening mee dat de locatie zich in een openbaar park bevindt, dus zorg ervoor dat de opstelling geen openbare paden of de doorgang belemmert.

Specifieke privéparking op de locatie kan beperkt zijn. Voor de lokalen is een openbare parking voorzien, deze heeft voldoende plaatsen maar mag ook gebruikt worden door externen.